あなたのストレスレベルを減らす電子メールの10ルール

あなたのストレスレベルを減らす電子メールの10ルール シャッターストック

電子メールとスマートフォンはストレスを感じる可能性があります。 学者はこの一定の仕事の関係を呼んでいます 「テクノストレス」。 その結果、多くのヨーロッパ諸国は現在従業員に 「切断する権利」.

電子メールの使い方は複雑で、単に「良い」または「悪い」と分類することはできません。 人格、人々がする仕事の種類と彼らの目的は彼らが電子メールに反応する方法に影響を与えることができます。

Eメールの使用に関する良い習慣は、送信されるEメールの量を制限することだけではなく、コミュニケーションの質を向上させることです。

職場での電子メールのストレスを軽減するための10のヒントは次のとおりです。

1 件名を正しくする

明確で実用的な件名を使用してください。

件名は、受信者が開封せずに電子メールの優先順位を付けることができるように、電子メールの内容を6〜10語で正確に伝える必要があります。 モバイルデバイスでは、件名の最初の30文字だけが多くの人に表示されます。 だから短くしてください。 しかし、件名だけで電子メールの内容がわかるように、わかりやすく説明してください。

2 自問してください:Eメールは正しい媒体ですか?

あなたは同じ事務所にいますか? あなたは行ってその人に話しかけてもらえますか? 電話してもらえますか? 多くの場合、これらの他の形式の通信では、メール送信の非効率的なやり取りを回避できます。

インスタントメッセージングおよびビデオ通話プラットフォーム たるみ   Skype 迅速な内部のメッセージのやり取りにはより適している可能性があります。 また、以下のアドバイスの大部分はあらゆる種類の電子通信に当てはまることを忘れないでください。

3 営業時間外に電子メールを送信しない

研究ショー 時間外の電子メールは人々が仕事のストレスから回復するのを難しくします。

通常の勤務時間外にEメールを送信または返信しないようにして、会社の文化を変えてみてください。

あなたのストレスレベルを減らす電子メールの10ルール これをやめる。 シャッターストック

経営陣は例によって導き、通常の勤務時間外にスタッフに連絡することを避けるべきです。 いくつかの職場 従業員への電子メールアクセスを数時間でオフにすることすらあります。 緊急連絡専用のバックアップ電話システムを維持しながら、これを実装することを検討してください。

新研究 24時間の連絡先の期待だけが従業員の健康に悪影響を及ぼす可能性があることも示しています。

4 配信遅延オプションを使用する

一部 仕事と家族の生活を統合するようなもので、仕事をしていない間も自宅から仕事を続けます。 あなたがこれらの人々の一人である場合、またはあなたがタイムゾーンをまたいで仕事をする場合、あなたのEメールが翌営業日まで送信されず、他の人々の仕事の邪魔にならないように遅延配信オプションの使用を検討してください。

5 ポジティブに

電子メール通信の質について考えます。 数量だけではありません。 電子メールの使用方法を変更する場合は、送信される内容の品質にも焦点を当て、受信者の感情的な反応を考慮に入れる必要があります。

研究は示唆している 電子メールでやり取りすると競合がエスカレートしやすくなり、メッセージが誤って解釈される可能性があります。 したがって、悪い知らせであれば、#2のルールに戻って考えてください。電子メールは正しい媒体ですか?

6 金曜日にメールを送信しない

会社の文化を変え、人々に電子メール以外のコミュニケーション方法を考えさせるためには、 “金曜日はメールしません” 毎月第一金曜日、あるいは毎週でも。 これはからの専門家によって提案されたイニシアチブです。 健康と福祉のための全国フォーラム、そして企業によって使用されている 世界中に。 従業員は、対面式のミーティングを手配したり、電話に出たりすることをお勧めします。または、その日にすでに受信トレイに入っている多数のEメールを受信するだけで済みます。

7 あなたの好みを知らせる

研究は示している メールの数が多すぎるだけでなく、少なすぎることも、さまざまな人のコミュニケーション設定の不一致によるストレスを引き起こす可能性があります。 電子メールが大量に送信されても​​、他の通信手段よりもはるかに優れていることが電子メールで送信され、対処されるのを好む人もいます。 これらの人々にとって、受け取る電子メールの量を減らすことはそれが軽減する以上のストレスを引き起こすかもしれません。

だから人々の個人差を考慮してあなたのことを知らせましょう。 電子メール、テキスト、インスタントメッセージ、電話など、自分の電子メールの署名に優先連絡先の設定を追加します。

8 休日の「跳ね返り」を考えます

1週間に蓄積した電子メールのバックログがあるのは、 最も一般的に言われるテクノストレスの原因 労働者のために。 誰かが休暇中に電子メールが送信者に返送されるようにシステムを設定することを検討してください。 これにより、管理しやすい受信トレイに戻ることができます。

9 職場の電話番号を別にする

これを仕事用のメールにアクセスできる唯一のモバイルデバイスにすると、勤務時間後にスイッチをオフにすることができます。 電子メールをオフにすることも検討してください "押す" (これはあなたのEメールサーバーがサーバーに到着したときにあなたの新しいEメールをあなたの電話に送るところです)そして代わりにあなたの電話に配達されるEメールのために定期的なスケジュール(例えば1時間に1回)を選んでください。

10 深夜のスクリーンタイムを避ける

研究は示唆している その深夜のスマートフォンの使用は、眠りにつく私たちの能力を低下させ、また仕事についての一定の考えやストレスにつながります。 これは順番にあなたの睡眠の質を低下させます。 あなたの能力を向上させるために、ベッドを電話なしのゾーンにします 睡眠衛生.会話

著者について

組織心理学の講師Ricardo Twumasi、 マンチェスター大学; Cary Cooper、組織心理学および健康の50周年記念教授、 マンチェスター大学リナジーグル博士研究員 マンチェスター大学

この記事はから再公開されます 会話 クリエイティブコモンズライセンスの下で 読む 原著.

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