あなたのオーバーロードされた電子メール受信トレイの上に乗るための10の方法

あなたのオーバーロードされた電子メール受信トレイの上に乗るための10の方法

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私たちのほとんどは電子メールに夢中です。 一部 見積もり 私たちは平日に毎週5時間半を費やしています。

近年のソーシャルメディアの爆発にもかかわらず、電子メールは減少していません。 アンケート調査 毎日送信される電子メールの数が246の2019億に増加したことになります(205の2015億から増加)。 そして 証拠がある その電子メールは、最初に発明されたときにそこにいた人たちと同じくらい、若者の保護されたものです。

あなたはもっと長く働いていると思うかもしれません。 そこには真実がある。 しかし、電子メールの利用の増加は、インボックスの過負荷に対処しようとする試み、より一般的な デジタル中毒の上昇。 電子メールはもはや私たちのデスクトップとラップトップコンピュータの保存領域ではなく、私たちのほとんどはスマートフォンやタブレットでアクセスします。

私たちは電子メールにすばやく返信する傾向があります。これは、バケットが再び満たされても、バケツを常に確認して空にしようとしていることを示唆しています。 最終的に私たちの受信箱を熟知するためには、頻繁に頻繁に現れる症状だけでなく根本原因にも対処しなければなりません。

最終的にあなたの混沌とし​​た受信箱を制御する10の方法があります。

1。 サロゲートチャットサービスとして電子メールの使用を停止する

電子メールは実際にクイックファイヤーの会話のために設計されていません。 受信トレイを乱雑にするスレッド化された細長い会話を歩くのは時間がかかります。 代わりの、より適切な方法を使用してください。 そして、理想的には、まず対面式や電話で解決してください。

2。 繰り返しのメッセージに注意してください

これは、 「メッセージ複製」。 テキストメッセージが届きます。「私はあなたのメールをチェックしているだけです。 電話が鳴ります: "私はちょうどあなたにメールを送った"。

多くの人々は依然として事実上合意した決定を信用していません。 メッセージングと電子メールによる多くの決定は完全には信じられておらず、メッセージ複製の階層構造になってしまいます。 ソーシャルメディアのメッセージを確認するためのテキスト、テキストを確認するための電子メール、電子メールを確認するための電話、電話を確認する対面式の会議

このオーバーラップは非常に時間がかかり、潜在的に混乱します。 電子メールは正式な意思決定のための素晴らしい場所ではありません。 私たちが真の人間として会う会議室は、依然として多くの人々にとって最も影響力のある場所です。

3。 あなたの電子メールガーデンを雑草

混雑した受信トレイは、雑草が繁殖した庭のようなものです。 長期間に渡って、乱雑なメッセージを取り除くために定期的な時間を費やすことは払っています。

シンプルで効果的なヒントの1つは、検索機能を使用して「退会」という用語を検索することです。 これはあなたが購読していることも記憶していない驚くほど多くのニュースレターを投げ捨てます。

また、GDPR文字通り何百もの不要な電子メールを見つけることができます。 それぞれを通過し、退会する。 長期的な利益のための短期的な痛みの場合になります。

4。 賢明に迷惑メールフォルダを使用する

スパムメールの自動識別は近年良くなっています。 しかし、彼らはまだ私たちの受信箱に忍び込んでいます。 これは、電子メールの除草の別の簡単な方法です。 これらの疑わしいメールを置くことによって、あなたの迷惑メールフォルダをさらに良くするよう教育することは、時間をかける価値があります。 また、迷惑メールフォルダを調べて、不必要にそこに配置された正当な電子メールを削除してください。

5。 友人や同僚にメールを止めるように依頼する

恥ずかしがらないでください。 おそらく触発的であろう。 電子メールの過負荷のもう1つの原因は、あなたに最も近いものからの不要な電子メールです。 会議で、電話で、またはテキストメッセージでよりよく共有される電子メールの送信を他の人に丁寧に頼むように丁寧に頼むように準備してください。

6。 あなたの要求を簡単に保つ

複雑な電子メールは送信しないでください。 あなたが5つのことを尋ねるなら、多くの人があなたのリストの最後のものに正しく答えるだけです。 これにより、他の4つのアイテムを探す電子メールが生成されます。

7。 あなたの返信が包括的であることを確認する

受け取ったメールのすべてに返信してください。 そうしないと、あなたが返信していないものを探し出す電子メールがさらに作成されます。

8。 設定された時間にメールをチェックする

があります 増加する証拠 1日に数回電子メールを確認して応答すると、生産性が高まり(ストレスも軽減されます) われわれは分ごとに連絡を取らなければならないという神話です。 そして、あなたがそれをしなければならない場合、電子メールは最良の方法ではありません。 インスタントメッセージの形式を使用します。

9。 電子メール本文内の件名の見出しを複製する

何かを何度も書くことは努力の無駄だと思うかもしれません。 メールではそうではありません。 あなたの電子メールがあなたの電子メールの件名に短い要約(最大15語)としてあなたの電子メールを求めているものを正確に書いて、同じ文章であなたの電子メールを終了してください。 それを明確に言えば、完全かつ適切な返答を得る可能性が高くなります。

10。 電子メールをあきらめて

ある人や組織の例 電子メールの使用をすべて停止しました 使用された その他の通信方法(これは長期的にどのように再生されますが、まだ見られる)が上昇し続けている。 しかし、メールを送ることで、あなたのストレスを軽減し、より生産的にすることができます。 他の通信方法は、しばしばより流動的である。 本当に可能です。 1週間それを試してください。

会話これらのヒントの一部またはすべてを試してみてください。 時には、私たちが最も大切にしているものは、私たちに最大の問題を引き起こすものです。

著者について

革新管理の上級研究員であるPaul Levy氏は、 ブライトン大学

この記事は、最初に公開された 会話。 読む 原著.

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